So gelingt der Start deines Bauprojekts in 4 Schritten

“Wohl begonnen ist halb gewonnen”. Es gibt kaum eine passendere Redewendung, wenn es um Bauprojekte geht.

Projektprozesse von Tag 1

Einfache, leicht umsetzbare und reproduzierbare Prozesse zu Beginn eines Projekts schaffen eine stabile Basis für die Zusammenarbeit, die dich und dein Projektteam vom Start bis zum erfolgreichen Abschluss begleitet.  

Als Projektsteurer ist es entscheidend, den Projektbeteiligten einen klaren Rahmen für die Zusammenarbeit zu geben. Jeder weiß jederzeit, wer wie was teilen oder kommunizieren soll. So wird es verhindert, dass Informationen verloren gehen, dass jeder isoliert arbeitet und dass damit verbundenen Fehler überhaupt entstehen.  

Damit ist es nicht gemeint, dass durch eine klare Struktur keine Fehler mehr auftreten werden. Die Struktur sorgt eher dafür, dass Herausforderungen, die man angehen muss, methodisch, strukturiert und schneller gelöst werden können.  

Schritt 1: Das richtige Tool auswählen

Ein durchgängiges Projekttool schafft den idealen Rahmen, um deine Prozesse und Strukturen optimal abzubilden.

Hier treffen sich Projektbeteiligte digital, teilen Dokumente, Anforderungen, Pläne und treffen gemeinsam Entscheidungen. Die richtige Software unterstütz und beschleunigt die Prozesse, die du für dein Team definiert hast, gilt als digitaler Treffpunkt und eröffnet neue Möglichkeiten – weil sie Klarheit und Ordnung schafft.  

Wir empfehlen, eine Software zu wählen, die die Rolle einer CDE übernimmt, und dich gleichzeitig im Projektmanagement unterstützt.  Diese Kombination ist ideal, um Daten, Menschen und Prozesse zusammenzuführen. Seal ist ein gutes Beispiel dafür.

Da dich diese digitale Anwendung über den gesamten Projektverlauf hinweg begleiten wird, gehört ihre Auswahl zu den wichtigsten Entscheidungen überhaupt, die du schon vor dem Projektstart treffen musst!

Zu diesem Thema haben wir einen Artikel geschrieben, der dich genau durch diesen Entscheidungsprozess führt: Drei Denkfehler, die du bei der Wahl einer CDE vermeiden solltest.  

Schritt 2: Prozesse definieren

Jetzt wird es spannend: Wie soll die Zusammenarbeit im Projekt konkret ablaufen? Genau hier liegt der Kern deiner Mission: Eine klare Leitlinie vorzugeben, wie praktisch im Projekt gearbeitet und kommuniziert wird.

Zu Beginn kannst du dir selbst einige grundlegende Fragen stellen, zum Beispiel:

• Wie möchte ich über den Projektfortschritt informiert werden?

• Wo sollen Planungsdateien abgelegt werden? Nach welcher Struktur?  

• Wie sieht der Prozess aus, wenn Änderungen an Dokumenten, Plänen oder Ausführungsarbeiten vorgenommen werden?  

• Wie sollen Projektbeteiligte mit mir und miteinander kommunizieren, damit keine Informationen verloren gehen?  

• Wann und wie sollen Projektbeteiligte mich und andere Teammitglieder über Anforderungen, Richtmaßen, Zeitpläne, usw. informieren?  

• Wo werden Entscheidungen getroffen und wie werden diese dokumentiert? Wie sieht der Entscheidungsprozess aus?

Stelle dir diese Fragen und ggfs. weitere Fragen für jeden entscheidenden Aspekt der Zusammenarbeit und versuche, auf Basis deiner Antworten klare Prozesse festzulegen. Wichtig ist dabei, dass sich diese Prozesse auch im Tool abbilden lassen, das du im ersten Schritt ausgewählt hast.

Daher solltest du genau wissen, was mit diesem Tool möglich ist. Lass dich vom Hersteller durch die Software führen und scheue dich nicht, den Austausch auf Augenhöhe zu suchen: Frage gezielt nach, wie sich deine Ideen mit dem Tool am besten umsetzen lassen. Im Idealfall testest du mehrere Tools parallel (die meisten bieten eine kostenlose Testphase an): So kannst du verschiedene Szenarien und Funktionen gezielt durchspielen und eine praxisnahe sowie faktenbasierte Entscheidung treffen.  

Schauen wir uns dazu ein Beispiel an, in dem Seal das ausgewählte Tool ist:

Nachdem das Raumbuch mit den Projektanforderungen definiert wurde, sollen sich alle Planungsbeteiligten diese Anforderungen genau ansehen und dem Architekten rückmelden, wie sie sich auf die jeweiligen Räume auswirken. So kann der Architekt diese Aspekte bereits in der ersten Planung berücksichtigen.  

So lässt sich dieser Prozess in Seal abbilden:

1. Für jeden Planungsbeteiligten wird eine Aufgabe erstellt, mit der er die entsprechenden Raumbuchanforderungen gezielt prüft.

2. Nach Abschluss dieser Prüfung wird die Aufgabe von der verantwortlichen Person als “erledigt“ markiert.

3. Gibt es besondere Aspekte, die der Architekt in der Planung und Zeichnung berücksichtigen soll, wird eine separate Aufgabe angelegt, in der er gebeten wird, diese Anforderungen einzuplanen.  

4. Sobald dies umgesetzt ist, markiert der Architekt auch diese Aufgabe als “erledigt”.

Auf diese Art und Weise werden kritische Aspekte der TGA-Planung von Anfang an berücksichtigt: Das reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in der weiteren Planung.

Schritt 3: Teile alles mit deinen Projektkollegen  

Sobald der Prozess definiert ist, steht die Umsetzung im Fokus.

Organisiere ein erstes Kick-off-Meeting mit allen Projektbeteiligten. Stelle dabei das Tool, die Prozesse und die Umsetzung im digitalen Projektraum vor. Beantworte alle offenen Fragen und zeige praxisnah und konkret, wie die neue Software funktioniert.  

Idealerweise legst du den Fokus auf die positiven Auswirkungen dieser Arbeitsweise für das gesamte Projekt – wie Fehlervermeidung, Kostenreduzierung, bessere Organisation und mehr Transparenz in der Zusammenarbeit.

Neue Prozesse und Tools einzuführen ist nie einfach: Änderungen fallen mal leichter, mal schwerer. Umso wichtiger ist es, diese Veränderung positiv zu kommunizieren und offen dafür zu sein, das Team zu unterstützen, falls Schwierigkeiten auftreten.  

Schritt 4: Nachjustieren und sicherstellen, dass Projektregeln eingehalten werden

Ein Prozess bringt nur dann Mehrwert, wenn er auch gelebt wird. Deshalb ist es wichtig, kurze, regelmäßige Check-ins mit dem Team einzuplanen, um Fragen zum Prozess zu klären, Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass alle aktiv nach den vereinbarten Regeln arbeiten.

Ebenso entscheidend ist es, die Rückmeldungen aus dem Team ernst zu nehmen und den Prozess bei Bedarf anzupassen. Projektregeln sollen das Team unterstützen und eine gute Zusammenarbeit ermöglichen. Wenn einzelne Schritte oder Komponenten nicht funktionieren, sollten sie weiterentwickelt oder verändert werden. Daher ist es essenziell, eine gewisse Flexibilität gegenüber dem eigenen Prozess und dem Team zu bewahren.

Zusammenfassend

Bauprojekte können herausfordernd sein: Viele Beteiligte, unterschiedliche Anforderungen, Zeitpläne, Prioritäten und Perspektiven. Alles zu koordinieren kann sehr anstrengend sein und dazu führen, dass man schnell den Überblick verliert und Fehler passieren.

Ein klar definierter Prozess, der die Projektarbeit strukturiert, hilft dir dabei, die Kontrolle zu behalten und das Projekt rechtzeitig sowie im Kostenrahmen abzuschließen – dank echter Teamarbeit.

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